บทที่12 การแก้ไข ตกแต่ง และการฉายสไลด์จาก โปรแกรมการนำเสนอผลงาน

 การแก้ไขและลบรูปแบบสไลด์

• การแก้ไขสไลด์ที่สร้างงานนำเสนอ

1. เลือกสไลด์ต้องการแก้ไข

2. ป้อนแก้ไขข้อมูลที่ต้องการ

• การลบสไลด์

1. เลือกสไลด์ที่ต้องการลบ

2. คลิกเมาส์ที่ปุ่มขวา

3. เลือก Delete Slide

• การแก้ไขรูปแบบสไลด์

1. เลือกสไลด์ที่ต้องการแก้ไข

2. เลือกเมนู Home

3. เลือก Layout

 การเพิ่มฉากหลังสไลด์ ตกแต่งสไลด์

         การสร้างงานนำเสนอ นอกจากการสร้างด้วยการป้อนข้อมูล รูปภาพ กราฟ หรือสิ่งอื่นใดลงบนสไลด์แล้วยังสามารถทำการตกแต่งงานนำเสนอให้มีลักษณะหรือสีที่แตกต่างกันออกไป และยังเป็นการช่วยเพิ่มความสวยงาม ความสะดุดตาให้งานนำเสนอ

         ขั้นตอนการเพิ่มฉากหลังสไลด์

1. เลือกสไลด์ที่ต้องการเพิ่มฉากหลังสไลด์

2. เลือกเมนู Design จะปรากฎแบบพื้นหลังสไลด์

การกำหนดสีพื้นหลังสไลด์

                  การใช้สีที่หลากหลายในสไลด์ เป็นเรื่องที่ยุ่งยากและอาจทำให้มองเห็นไม่ชัดเจน ถึงแม้โปรแกรม Microsoft Powerpoint จะสนับสนุนการใช้สีไม่จำกัด การสร้างงานนำเสนอที่สวยงามไม่จำเป็นต้องใช้สีสันมากมาย การใช้สีที่เหมาะสมเป็นสิ่งที่สำคัญกว่า

                  สไลด์แต่ละหน้าจะมีหลายองค์ประกอบ แต่ละองค์ประกอบจะต้องมีสีที่ง่ายต่อการจำแนก และทำให้สิ่งที่ต้องการเสนอดูเด่นขึ้นมา เช่น ถ้าฟิล์มสไลด์หรือการฉายบนจอควรใช้ฉากหลังเป็นสีเข้ม และตัวอักษรเป็นสีสว่างจะช่วยให้การอ่านง่ายและสบายตา ส่วนแผ่นใสควรใช้ฉากหลังเป็นสีอ่อน และให้ตัวอักษรเป็นสีเข้ม

การกำหนดลักษณะของการเปลี่ยนภาพฉายสไลด์

                        การเปลี่ยนภาพสไลด์ (Slide Transition) เป็นการกำหนดลักษณะของการแสดงภาพของสไลด์ระหว่างการแสดงงานนำเสนอ โดยกำหนดวิธีการดึงสไลด์ลำดับขั้นต่อไปนี้ขึ้นมาแสดงในลักษณะต่างๆตามที่กำหนด ซึ่งทำได้ดังนี้ คือ

1. เลือกสไลด์ที่ต้องการกำหนดลักษณะการเปลี่ยนภาพนิ่ง

2. เลือกเมนู Transition ปรากฏเครื่องมือสำหรับการกำหนดลักษณะของการเปลี่ยนแปลง

การกำหนดเวลาในการสไลด์

1. เลือกที่ตัวเลือกพิเศษ (Effect Options)

2. ปรากฎหน้าต่างการทำงาน เลือกที่แถบการกำหนดเวลา (Timing)

3. เมื่อกำหนดตามต้องการแล้วกด OK

 การสร้างผังองค์กร (Organization Chart)

1. บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม ภาพประกอบ ให้คลิก SmartArt

1. ในแกลเลอรี เลือกกราฟิก SmartArt ให้คลิก ลำดับชั้น แล้วคลิกเค้าโครงแผนผังองค์กร (เช่น แผนผังองค์กร) จากนั้นคลิก ตกลง
2. เมื่อต้องการใส่ข้อความของคุณ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
• คลิกในกล่องในกราฟิก SmartArt แล้วพิมพ์ข้อความของคุณ
• คลิก [ข้อความ] ในบานหน้าต่างข้อความ แล้วพิมพ์ข้อความของคุณ
• คัดลอกข้อความจากตำแหน่งที่ตั้งหรือโปรแกรมอื่น คลิก [ข้อความ] ในบานหน้าต่างข้อความ แล้ววางข้อความของคุณ

บทที่11 การประยุกต์ใช้โปรแกรมการนำเสนอผลงานและการผลิตสื่อผสมด้วยโปรแกรมMicrosoft Powerpoint

โปรแกรมการนำเสนอผลงานและการผลิตสื่อผสมด้วยโปรแกรม Microsoft Powerpoint ใช้สำหรับนำเสนอผลงานที่เป็นข้อมูลรูปภาพ ตัวเลข กราฟ ตาราง มาจัดให้อยู่ในรูปแบบสไลด์ ซึ่งผู้ที่ใช้จะต้องรู้และเข้าใจถึงขั้นตอนการทำงาน การจัดวางตัวหนังสือ ลักษณะรูปแบบต่างๆในโปรแกรม ซึ่งสามารถเข้าใจได้ง่ายไม่ซับซ้อน และไม่ต้องใช้ทักษะทางศิลปะมากในการออกแบบงาน นอกจากนี้ยังสามารถเลือกรูปแบบต่างๆ อัตโนมัติได้ เพื่อความเหมาะสมและสวยงามของงาน

 ความรู้พื้นฐานโปรแกรม Microsoft Powerpoint 

Power Point คืออะไร

         PowerPoint เป็นโปรเเกรมในการนําเสอนได้ในหลายรูปเเบบ  ไม่ว่าจะเป็นนําเสนอ เเบบเป็นอักษร ภาพ หรือเสียง โดยตัวโปรเเกรมนั้นสามารถนําสือเหล่านี้มาผสมผานได้ อย่าบงลงตัวเเละมีประสิทธิภาพมากที่สุด

ลักษณะการของโปรเเกรม Power Point

     การทํางานในรูปของภาพนิ่ง (slide) คือเเผ่นเอกสารเดี่ยว ๆ ที่เเสดงสิ่งต่าง ๆ ตัวอักษร กราฟตาราง รูปภาพ หรืออื่นๆ เเละสามารถเเสดงไลด์ลงบนแผ่นกระดาษหรือเครืองฉานข้ามศรีษ   หรือหน้าจอคอมพิวเตอร์  หรือเครื่องฉาย        

       โปรแกรม Microsoft PowerPoint 2003 เป็นโปรแกรมสั่งงานคอมพิวเตอร์ที่ถูกออกแบบมาให้ใช้กับงานด้าน การนำเสนอเรื่องราวต่าง ๆ (Presentation)ในลักษณะคล้าย ๆ กับการฉายสไลด์ (Slide Show) โดยเราสามารถใช้คำสั่งของ PowerPoint สร้างแผ่นสไลด์ที่มีรูปภาพและข้อความบรรยายเรื่องราวที่ต้องการจะนำเสนอได้อย่างรวดเร็ว พร้อมทั้งกำหนดลักษณะแสงเงา และลวดลายสีพื้นให้สไลด์แต่ละแผ่นมีความสวยงามน่าสนใจยิ่งขึ้น นอกจากนี้เรายังสามารถกำหนดรูปแบบการฉายสไลด์แต่ละแผ่น อย่างต่อเนื่อง และใช้เทคนิคพิเศษในการแสดงข้อความแต่ละบรรทัด เพื่อให้ผู้ชมการฉายสไลด์ค่อย ๆ เห็นข้อความบรรยายและภาพเหล่านี้ทีละขั้น ๆ อย่างต่อเนื่องกันเป็นเรื่องราวตามระยะเวลาที่เรากำหนดไว้         

ความหมายของการนำเสนอข้อมูล

        การนำเสนอข้อมูล  หมายถึง  การสื่อสารเพื่อเสนอข้อมูล ความรู้ ความคิดเห็น หรือความต้องการไปสู่ผู้รับสาร  โดยใช้เทคนิคหรือวิธีการต่าง ๆ อันจะทำให้บรรลุผลสำเร็จตามจุดมุ่งหมายของการนำเสนอ

ประโยชน์ของโปรแกรม PowerPoint

          1. สามารถสร้างงานนำเสนอได้  แม้ว่าจะไม่เคยสร้างงานนำเสนอมาก่อน  เนื่องจากจะมีระบบช่วยเหลือ(Office Assistant) ใน PowerPoint ซึ่งจะคอยแนะนำหลักการในการสร้างงานนำเสนออย่างเป็นขั้นตอน การเลือกสีมาใช้กับสไลด์ และจัดองค์ประกอบทางศิลป์ได้โดยอัตโนมัติ

          2. ในส่วนการนำเสนอภาพนิ่ง สามารถที่จะนำองค์ประกอบมัลติมีเดีย  เช่น การนำเอฟเฟค เสียง ดนตรีและวีดีโอ มาใช้ประกอบร่วมได้  

          3. นอกจากสิ่งที่ได้เตรียมมานำเสนอแล้ว  ยังสามารถใช้ PowerPoint เตรียมเอกสารประกอบคำบรรยายและในขณะที่มีการนำเสนองาน  ก็สามารถใช้เมาส์วาดเส้นบนสไลด์ที่แสดงอยู่ในขณะนั้นเพื่อเน้นประเด็นสำคัญได้

          4. สามารถที่จะดัดแปลงงานนำเสนอที่เป็นไฟล์ PowerPoint เป็นสไลด์ 35 ม.ม. เพื่อใช้นำเสนอผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต หรือเครือข่ายอินทราเน็ตภายในองค์กรได้        

แนวทางการสร้างงานนำเสนอ

      การนำเสนอที่ดีควรทำอย่างเป็นขั้นตอน โดยเริ่มจากการวางโครงร่างของงาน จากนั้นจึงลงรายละเอียดและจัดทำสไลด์เพื่อนำเสนองานเป็นไปอย่างรวดเร็ว จึงควรทำตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

            1.การวางโครงร่าง

               ก่อนเริ่มเตรียมงานนำเสนอ ควรมีความชัดเจนในสิ่งที่ต้องการนำเสนอ โดยศึกษากลุ่มผู้ฟังว่ามีลักษณะเช่นไร การเริ่มเตรียมงานนำเสนอโดยการวางโครงร่าง เป็นการถ่ายทอดความคิดของผู้นำเสนอเป็นแนวทางทำให้เกิดความชัดเจนเกี่ยวกับงานที่จะนำเสนอ ซึ่งจะช่วยให้ไม่พลาดหัวข้อสำคัญที่ต้องนำเสนอ นอกจากนั้นการวางโครงร่างยังเปรียบเสมือนแผนที่ในการดำเนินเรื่อง จะได้มีความมั่นใจว่าการนำเสนอผลงานนั้นได้ผลลัพธ์ตรงตามจุดประสงค์ที่วางไว้

           2. การลงรายละเอียดเนื้อหา

               หลังจากวางโครงร่างตั้งแต่เริ่มจนจบแล้ว ต่อไปเป็นการลงรายละเอียดในหัวข้อต่าง ๆ โดยมุ่งเน้นที่กลุ่มผู้ชมเป็นหลักว่าสไลด์ที่จะนำเสนอต้องมีเนื้อหา หรือรูปแบบการนำเสนอแบบใดจึงจะเหมาะสม ซึ่งต้องพิจารณาตั้งแต่องค์ประกอบต่าง ๆ ที่ใช้ อาทิ ภาพ สี และแนวการนำเสนอ เช่น การบรรยายเชิงวิชาการก็ควรให้โทนสีของสไลด์สอดคล้องกับเนื้อหาที่เน้นไปทางสาระและข้อมูล

           3. การใส่ข้อความ รูปภาพ กราฟ หรืออื่น ๆ ในสไลด์

               เป็นขั้นตอนที่นำเอาสิ่งต่าง ๆ ที่ต้องการนำเสนอมาใส่ในสไลด์แต่ละแผ่น โดยขั้นตอนนี้อาจจะไม่ต้องปราณีตเกี่ยวกับความสวยงามมากนัก แต่ควรเน้นให้มีเนื้อหามีความครบถ้วนสมบูรณ์ และมีความสอดคล้องกันทั้งข้อความ รูปภาพและกราฟ

           4. การปรับแต่งสไลด์ให้มีสีสันสวยงาม

               หลังจากที่ได้ใส่ข้อความที่ต้องการนำเสนอแล้ว ต่อไปจะต้องทำการปรับแต่งตัวอักษร สีที่ใช้กับสไลด์ และรูปแบบขององค์ประกอบต่าง ๆ ที่แสดง เพื่อให้สไลด์ดูสวยงามและน่าติดตาม เช่น การใช้ข้อความอักษรศิลป์ให้เงากับวัตถุ กำหนดภาพสามมิติ เป็นต้น

           5. การเพิ่มความน่าสนใจให้กับสไลด์ในขณะนำเสนอ

               กรณีใช้คอมพิวเตอร์ในการนำเสนอสไลด์  ก็อาจนำเทคนิคในการเปลี่ยนแผ่นสไลด์มาใช้ เนื่องจากมีมากมายหลายแบบให้เลือกใช้ เพื่อเพิ่มความน่าสนใจให้กับการนำเสนอข้อมูลได้

          6. เตรียมการนำเสนองานจริง

              หลังจากได้งานนำเสนอที่สมบูรณ์แล้ว ก่อนถึงเวลาที่จะต้องนำเสนอ ควรซ้อมการพูดให้เข้ากับแผ่นสไลด์ที่เตรียม ควรมีการจับเวลาที่ใช้นำเสนอด้วยเพื่อจะได้ทราบเวลาบรรยายจริง และจะได้ปรับลดให้เหมาะสมยิ่งขึ้น

         7. การเตรียมเอกสารประกอบการบรรยายแจกผู้เข้ารับฟัง

             สิ่งที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งที่ขาดไม่ได้คือ จัดพิมพ์เอกสารประกอบการบรรยาย แจกให้ผู้เข้าฟังจะทำให้ไม่ต้องเสียเวลาในการจดบันทึกสิ่งที่ได้นำเสนอไป   

 หลักการทำงานของโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2003 จะสร้างเอกสารเป็นแผ่น ๆ คล้ายกับแผ่นโปร่งใส โดยในแผ่นงานนั้นสามารถพิมพ์ข้อความ แทรกภาพประกอบ แทรกตาราง เติมสี และออกแบบองค์ประกอบแผ่นงานให้สวยงามได้หลากหลายรูปแบบ

        แผ่นงานแต่ละแผ่นจะเรียกว่าสไลด์(Slide) โดยแต่ละไฟล์สามารถสร้างสไลด์ได้จำนวนมากเพียงพอที่จะสร้างงานนำเสนอได้ เราสามารถจะลบ เพิ่ม แทรก หรือเคลื่อนย้ายสลับหน้ากันไปมาได้   

วิธีการเข้าโปรแกรม Microsoft  PowerPoint     

1. ให้คลิกปุ่ม 

2. แล้วคลิกที่ โปรแกรมทั้งหมด (All Programs)

3. และคลิกเลือกหัวข้อ Microsoft Office

4. คลิกเลือก Microsoft Office PowerPoint 2003

  

  

รูปภาพแสดงขั้นตอนการเข้าสู่โปรแกรม Microsoft Power Point

            

 ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Powerpoint

         ส่วนประกอบของหน้าต่างโปรเเกรม PowerPoint 

มุมมองการทำงานใน PowerPoint 

        การออกแบบและทำงานกับสไลด์พรีเซนเตชั่นบน PowerPoint นั้น เราสามารถเลือกมุมมองที่เหมาะสมกับลักษณะการทำงานกับสไลด์ในขณะนั้นได้ เช่น ต้องการคัดลอกสไลด์ เราก็เปิดใช้มุมมองแบบ Slide Sorter ที่แสดงสไลด์ทั้งหมด เป็นต้น

        สำหรับมุมมองต่าง ๆ ใน PowerPoint สามารถเลือกได้จากปุ่มคำสั่งบริเวณด้านล่าง-ซ้ายของโปรแกรมหรือเลือกเมนู View > มุมมองที่ต้องการ

แถบมุมมองของโปรเเกรม PowerPoint 2003 

กำหนดมุมมองของแผ่นสไลด์

เมื่อต้องการกำหนดมุมมองของแผ่นสไลด์

   1.  คลิกที่คำสั่ง มุมมอง (View)

   2.  เลือกแบบมุมมองปกติ หรือตัวเรียงลำดับ การนำเสนอภาพนิ่ง

   รูปภาพแสดงกำหนดมุมมองของแผ่นสไลด์

หรือคลิกที่แถบมุมมอง

                                                 รูปภาพแสดงแถบบมุมมอง

             มุมมองปกติ (Normal View) คือ มุมมองที่ใช้ในการสร้างงานนำเสนอ (Presentation) พิมพ์ข้อความ ใส่รูปภาพ ตกแต่ง ใส่ลูกเล่นให้กับสไลด์ ถ้างานนำเสนอที่กำลังเปิดใช้อยู่ไม่ได้แสดงอยู่ในมุมมองปกติ ผู้ใช้สามารถกำหนดได้ด้วยคำสั่งมุมมอง(View) > มุมมองปกติ (Normal) หรือคลิกที่ปุ่ม 

รูปภาพแสดงมุมมองปกติ

           มุมมองปกติ (Normal View)  เป็นมุมมองที่ผู้อ่านต้องทำงานด้วยบ่อยที่สุด ใช้สำหรับการสร้างและตกแต่งสิ่งต่างๆ ภายในสไลด์ซึ่งประกอบไปด้วย  4 ส่วนคือ หน้าต่างสไลด์(Slide Pane), แท็บภาพนิ่ง(Slide Tab),แท็บเค้าร่าง (Outline Tab)  และหน้าต่างโน้ต(Note Pane)

ส่วนที่ 1 หน้าต่างสไลด์

ในส่วนนี้จะถูกใช้งานบ่อยที่สุดเพราะในการกแต่งสไลด์เราต้องทำงานในส่วนนี้ทั้งหมดได้แก่ การกรอกข้อความ วาดรูป การวาดตาราง ฯลฯ

ส่วนที่ 2  แท็บภาพนิ่ง

สำหรับส่วนนี้ จะเห็นภาพสไลด์ตัวอย่างรูปเล็กๆ(Thumbnail)   โดยจะเรียงลำดับสไดล์ให้ทราบด้วยประโยชน์ คือ  ทำให้เราทราบองค์ประกอบ

ส่วนที่ 3  แท็บเค้าร่าง

ส่วนนี้จะแสดงหัวข้อที่ใช้ในแต่ละสได์  ประโยชน์  คือ การจัดโครงร่างของงานนำเสนอเพราะใน  Outline  Tab  จะแสดงเฉพาะหัวข้อ  เราจึงสามารถตรวจสอบว่าในแต่ละสไลด์มีการกำหนดหัวข้อ  หัวข้อย่อยเป็นอย่างไรบ้าง  มีความเกี่ยวเนื่องหรือเหมาะสมดีหรือไม่  จึงสามารถจัดลำดับความสำคัญของหัวข้อต่างๆ ได้สะดวกที่สุด  อีกทั้งยังสามารถปรับแต่งลำดับตัวเลขและเครื่องหมายข้อความได้ง่ายอีกด้วย

ส่วนที่  4 หน้าต่างโน้ต

ส่วนนี้ผู้จัดทำสามารถกรอกข้อความเพื่อโน้ตย่อ ใช้เตือนความทรงจำของผู้บรรยายว่า ควรบรรยายเกี่ยวกับอะไรหรืออาจเป็นข้อความสำคัญที่ต้องการให้ผู้ฟังได้รับรู้ก็ได้

            มุมมองจัดเรียงสไลด์ (Slide Sorter View) คือมุมมองที่แสดงหน้าสไลด์หลายหน้า เหมาะสำหรับจัดเรียงลำดับหน้าสไลด์ หรือใช้คัดลอก ย้าย ลบหน้าสไลด์ ถ้างานนำเสนอที่กำลังเปิดใช้อยู่ไม่ได้แสดงอยู่ในมุมมองจัดเรียงสไลด์ ผู้ใช้สามารถกำหนดได้ด้วยคำสั่งมุมมอง (View) >    ตัวเรียงลำดับภาพนิ่ง (Sort) หรือคลิกที่ปุ่ม

รูปภาพแสดงมุมมองจัดเรียงสไลด์

มุมมองนำเสนองาน (slide Show View) คือ มุมมองที่ไม่สามารถแก้ไข หรือเพิ่มเติมสิ่งใดลงในสไลด์ได้ เหมาะสำหรับใช้นำเสนองานที่เสร็จแล้ว ถ้างานนำเสนอที่กำลังเปิดใช้อยู่ไม่ได้แสดงอยู่ในมุมมองนำเสนองาน ผู้ใช้สามารถกำหนดได้ด้วยคำสั่งมุมมอง (View)  > การนำเสนอภาพนิ่ง (Slide Show) หรือคลิกที่ปุ่ม 

รูปภาพแสดงมุมมองนำเสนองาน

มุมมองบันทึกย่อ (Note Page View) คือมุมมองที่ใช้บันทึกย่อที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาของแต่ละสไลด์ เพื่อพิมพ์ออกใช้เวลานำเสนองานของผู้บรรยาย ถ้างานนำเสนอที่กำลังเปิดใช้อยู่ไม่ได้แสดงอยู่ในมุมมองบันทึกย่อ ผู้ใช้สามารถกำหนดคำสั่งได้ด้วยคำสั่ง มุมมอง(View) >  บันทึกย่อ (Notes Page)

การซ่อนและแสดงแท็บในมุมมองปกติ

         ในมุมมองปกติ  จะมีแท็บอยู่  2  แท็บคือ  แท็บภาพนิ่งกับแท็บเค้าร่าง  ซึ่งอยู่ด้านซ้ายมือของ  PowerPoint  เราสามารถซ่อนมันไว้ก่อนได้  โดยการคลิกปุ่ม  X  ซึ่งอยู่มุมขวาบนของส่วนนี้

              หลังจากซ่อนแท็บทั้งสองไปแล้ว  หากต้องการนำมันกลับมา  ให้คลิกปุ่มมุมมองปกติ       ก็จะได้แท็บทั้งสองกลับมาตามต้องการ

ปรับขนาดของแต่ละส่วนในมุมมองปกติ

       การปรับขนาดหน้าต่างในมุมมองปกติแต่ละส่วนได้เพียงแค่เลื่อนตัวชี้เม้าส์  ไปที่ขอบของหน้าต่างในส่วนที่ต้องการย่อ  ขยาย

เมื่อตัวชี้เปลี่ยนเป็นสัญลักษณ์   ให้แดรกเมาส์  ปล่อยเมาส์เมื่อได้ขนาดหน้าต่างที่ต้องการแล้ว

         ประโยชน์ของการปรับขนาดหน้าต่างแต่ละส่วนคือ  การเพิ่มพื้นที่ทำงานในส่วนที่เราขยาย  ทำให้ผู้อ่านเห็นรายละเอียดในส่วนที่ต้องการชัดเจนขึ้น

ส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม PowerPoint 2003

การเรียกแถบเครื่องมือ

 เมื่อต้องการเรียกแถบเครื่องมือมาใช้งาน

 1.  คลิกที่คำสั่ง มุมมอง (View)

 2.  ไปที่ แถบเครื่องมือ

 3.  คลิกเลือกเครื่องมือตามต้องการสังเกตุจะมีเครื่องหมายถูกนำหน้า  ถ้าไม่ต้องการแถบเครื่องมือคลิกที่เครื่องหมายถูกหน้าเครื่องมือที่ไม่ต้องการเอาออกงการเรียกแถบเครื่องมือ

            รูปภาพแสดงการเรียกแถบเครื่องมือจากคำสั่งมุมมอง      

การเลือกมุมมองการนำเสนองาน

            คุณสามารถดูสไลด์ PowerPoint ในรูปแบบที่หลากหลายขึ้นอยู่กับงานที่กำลังทำอยู่ มุมมองบางชนิดจะมีประโยชน์เมื่อคุณนำเสนองานของคุณ

คุณสามารถค้นหาตัวเลือกต่างๆ ของมุมมอง PowerPoint บนแท็บ มุมมอง ตามที่แสดงไว้ด้านล่าง

แสดง เมนูมุมมอง ใน PowerPoint

            คุณยังสามารถค้นหามุมมองที่ใช้บ่อยได้ง่ายบนแถบงานที่ด้านล่างขวาของหน้าต่างสไลด์ ตามที่แสดงไว้ด้านล่าง

แสดงปุ่ม มุมมอง ที่ด้านล่างของหน้าจอใน PowerPoint

มุมมองสำหรับการสร้างงานนำเสนอของคุณ

มุมมองปกติ

คุณสามารถเข้าสู่มุมมอง ปกติ ได้จากแถบงาน ปุ่มมุมมองปกติใน PowerPoint ด้านล่างหน้าต่างสไลด์ หรือจากแท็บ มุมมอง บน Ribbon

มุมมอง ปกติ คือที่ที่คุณจะใช้สร้างสไลด์มากที่สุด ที่ด้านล่าง ในมุมมอง ปกติ จะแสดงรูปขนาดย่อของสไลด์ทางด้านซ้าย หน้าต่างขนาดใหญ่จะแสดงสไลด์ปัจจุบัน และส่วนด้านล่างสไลด์ปัจจุบันคือที่ที่คุณสามารถพิมพ์บันทึกย่อของผู้บรรยายสำหรับสไลด์นั้นได้

แสดงมุมมองปกติใน PowerPoint

มุมมองตัวเรียงลำดับสไลด์

คุณสามารถเข้าสู่มุมมอง ตัวเรียงลำดับสไลด์ ได้จากแถบงาน ปุ่มมุมมองสไลด์ใน PowerPoint ด้านล่างหน้าต่างสไลด์ หรือจากแท็บ มุมมอง บน Ribbon

มุมมอง ตัวเรียงลำดับสไลด์ (ด้านล่าง) จะแสดงรูปขนาดย่อของสไลด์ทั้งหมดในงานนำเสนอของคุณตามลำดับในแนวนอน มุมมองการนำเสนอสไลด์จะเป็นประโยชน์ ถ้าคุณต้องการจัดระเบียบสไลด์ของคุณ สิ่งที่คุณต้องทำก็เพียงแค่คลิกและลากสไลด์ไปยังตำแหน่งใหม่เท่านั้น คุณยังสามารถเพิ่มส่วนเพื่อจัดระเบียบสไลด์ของคุณเป็นกลุ่มที่สอดคล้องกันได้

แสดงมุมมองตัวเรียงลำดับสไลด์ใน PowerPoint

มุมมอง หน้าบันทึกย่อ

คุณสามารถแสดงหรือซ่อนบันทึกย่อของผู้บรรยายด้วยปุ่ม บันทึกย่อ ปุ่ม บันทึกย่อ ใน PowerPoint ที่ด้านล่างของหน้าต่างสไลด์ หรือคุณสามารถสลับไปใช้มุมมอง หน้าบันทึกย่อ จากแท็บ มุมมอง บน Ribbon

บานหน้าต่าง บันทึกย่อ จะอยู่ใต้บานหน้าต่างสไลด์ คุณสามารถพิมพ์บันทึกย่อของคุณหรือรวมบันทึกย่อไว้ในงานนำเสนอที่คุณส่งให้กับผู้ชม หรือใช้สำหรับตัวคุณเองในขณะที่คุณกำลังนำเสนอ

แสดงบานหน้าต่างบันทึกย่อของผู้บรรยายใน PowerPoint

มุมมองเค้าร่าง

คุณสามารถเข้าสู่มุมมอง เค้าร่าง ได้จากแท็บ มุมมอง บน Ribbon

หมายเหตุ: ใน PowerPoint 2013 และเวอร์ชันที่ใหม่กว่า คุณจะไม่สามารถไปที่มุมมอง เค้าร่าง จากมุมมอง ปกติ ได้อีกต่อไป คุณจะสามารถเข้าถึงมุมมองเค้าร่างได้จากแท็บ มุมมอง

ใช้มุมมอง เค้าร่าง เพื่อสร้างเค้าร่างหรือสตอรี่บอร์ดสำหรับงานนำเสนอของคุณ ซึ่งจะแสดงเฉพาะข้อความบนสไลด์เท่านั้น

แสดงมุมมองเค้าร่างใน PowerPoint

มุมมองต้นแบบ

         เพื่อเข้าสู่มุมมองต้นแบบ บนแท็บ มุมมอง ในกลุ่ม มุมมองต้นแบบ ให้เลือกมุมมองต้นแบบที่คุณต้องการมุมมอง ต้นแบบ ประกอบด้วย สไลด์, เอกสารประกอบคำบรรยาย และ บันทึกย่อ ประโยชน์ข้อสำคัญในการทำงานด้วยมุมมองต้นแบบ คือ คุณสามารถเลือกสไตล์ต่างๆ ได้หลากหลายในการใช้กับสไลด์แต่ละสไลด์ แต่ละหน้าของบันทึกย่อ หรือกับเอกสารประกอบการบรรยายงานนำเสนอของคุณ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับต้นแบบ ให้ดูที่

ต้นแบบสไลด์คืออะไร

ใช้ต้นแบบสไลด์หลายแบบในงานนำเสนอหนึ่งงาน

เปลี่ยนหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษบนบันทึกย่อและเอกสารประกอบคำบรรยาย

มุมมองสำหรับการนำเสนองานและการดูงานนำเสนอ

มุมมองการนำเสนอสไลด์

คุณสามารถเข้าสู่มุมมอง การนำเสนอสไลด์ ได้จากแถบงาน  แสดงปุ่ม การนำเสนอสไลด์ ใน PowerPoint ที่ด้านล่างของหน้าต่างสไลด์

ใช้มุมมองการนำเสนอสไลด์เพื่อเสนองานนำเสนอของคุณต่อผู้ชมของคุณ มุมองการนำเสนอสไลด์จะปรากฏเต็มหน้าจอคอมพิวเตอร์ ซึ่งเป็นมุมมองที่เหมือนงานนำเสนอจริงบนจอใหญ่ที่ผู้ชมของคุณจะได้เห็น

มุมมองผู้นำเสนอ

เพื่อเข้าสู่มุมมอง ผู้นำเสนอ ในมุมมอง การนำเสนอสไลด์ ในมุมซ้ายล่างของหน้าจอ ให้คลิก
 แสดงปุ่ม มุมมองของผู้นำเสนอ ใน PowerPoint จากนั้นคลิก แสดงมุมมองของผู้นำเสนอ(ตามที่แสดงไว้ด้านล่าง)

ใช้มุมมอง ผู้นำเสนอ เพื่อดูบันทึกย่อขณะนำเสนองานของคุณ ในมุมมอง ผู้นำเสนอ ผู้ชมจะไม่สามารถมองเห็นบันทึกย่อได้

แสดงเมนูมุมมองของผู้นำเสนอใน PowerPoint

มุมมองการอ่าน

           คุณสามารถเข้าสู่มุมมอง การอ่าน ได้จากแถบงานปุ่มมุมมองการอ่านใน PowerPoint ที่ด้านล่างของหน้าต่างสไลด์

ผู้รีวิวงานนำเสนอ PowerPoint โดยไม่มีผู้นำเสนอมักต้องการใช้มุมมองการอ่าน ซึ่งจะแสดงงานนำเสนอแบบเต็มจอเหมือนมุมมองการนำเสนอ และจะรวมการควบคุมพื้นฐาน ที่ช่วยให้สามารถพลิกดูสไลด์ได้โดยง่าย

บทที่10 การสร้างรายงานโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลและการดูแลฐานข้อมูล

         การสร้างรายงานโดยนำข้อมูลในตาราง(Table) หรือการค้นหาข้อมูลด้วยแบบสอบถาม (Query) ออกมาใช้งาน สามารถกำหนดรูปแบบได้ตามความต้องการ ทั้งที่เป็นการบันทึกรายงานเองและการสร้างรายงานด้วยเครื่องมือช่วยสร้าง (Report Wizard) นอกจากนี้การสร้างปุ่มในฟอร์ม การนำเข้า/ส่งออกข้อมูล (Import/Export) และการดูแลฐานข้อมูล (Database) ช่วยทำให้การใช้โปรแกรม Microsoft Access ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

10.1 การสร้างและบันทึกรายงาน

       รายงาน (Report) เป็นการสร้างหน้าต่างหรือรูปแบบสำหรับการแสดงข้อมูลจากตาราง และแบบสอบถามออกมาเป็นรายงาน ซึ่งสามารถกำหนดรูปแบบของรายงานว่าจะให้ออกมาในรูปลักษณะใดได้ตามต้องการ หรือจะใช้เครื่องมือช่วยในการสร้างรายงาน แต่ละวิธีจะมีวิธีการสร้างแตกต่างกันออกไป และในแต่ละรายงาน จะสร้างมาจากตาราง และแบบสอบถามเพียง 1 ตาราง หรือ 1 แบบสอบถามเท่านั้น ในแต่ละรายงานจะประกอบด้วยการตั้งค่า ในการทำงานต่างๆกัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการสร้างรายงานและข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการ ซึ่งรายงานที่ดีนั้นต้องคำนึงถึงความเหมาะสม ความสวยงาม ไม่เลอะเทอะและเป็นระเบียบ

        การออกแบบสร้างรายงาน (Design Report) โดยนำข้อมูลที่มีอยู่หรือที่ได้รับจากการป้อนข้อมูลข้องผู้ใช้กำหนดรายละเอียด เพื่อให้ได้มาซึ่งรายงานสรุปในรูปแบบตามที่ต้องการ เช่น รายงานซื้อ-ขายประจำเดือน สรุปสินค้าคงเหลือ เป็นต้น

  สร้างรายงานโดยใช้เครื่องมือรายงาน

        เครื่องมือรายงานจะจัดเตรียมวิธีที่เร็วที่สุดในการสร้างรายงานให้กับคุณ โดยสามารถสร้างรายงานได้ทันทีโดยไม่ต้องถามข้อมูลจากคุณ รายงานจะแสดงเขตข้อมูลทั้งหมดจากตารางหรือแบบสอบถามต้นแบบ เครื่องมือรายงานอาจไม่ได้สร้างชิ้นงานที่สละสลวยและสมบูรณ์แบบอย่างที่คุณต้องการที่สุด แต่ก็มีประโยชน์ในแง่ของการเป็นเครื่องมือสำหรับดูข้อมูลต้นแบบอย่างรวดเร็ว และคุณยังสามารถบันทึกและปรับเปลี่ยนรายงานนั้นได้ในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบ จึงนับว่ารองรับความต้องการของคุณได้เป็นอย่างดี

     1.ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกตารางหรือแบบสอบถามที่คุณต้องการให้ยึดตามรายงาน

     2.บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก รายงาน 

Access จะสร้างรายงานและแสดงรายงานในมุมมองเค้าโครง

     3. สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดูและการพิมพ์รายงานของคุณ ให้ดูส่วนดู พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณให้เป็นข้อความอีเมลหลังจากดูรายงานแล้ว คุณสามารถบันทึกและปิดทั้งรายงานและตารางหรือแบบสอบถามต้นแบบที่คุณใช้เป็นแหล่งระเบียนได้ ครั้งถัดไปที่คุณเปิดรายงาน Access จะแสดงข้อมูลล่าสุดจากแหล่งระเบียนของคุณ

             ·   สร้างรายงานโดยใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน

    คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างรายงานให้เลือกเขตข้อมูลที่จะปรากฏบนรายงานของคุณได้มากขึ้น นอกจากนี้คุณยังสามารถระบุวิธีจัดกลุ่มและเรียงลำดับข้อมูลได้ รวมทั้งสามารถใช้เขตข้อมูลจากตารางหรือแบบสอบถามได้มากกว่าหนึ่งตารางหรือหนึ่งแบบสอบถาม ตลอดจนให้คุณระบุความสัมพันธ์ระหว่างตารางและแบบสอบถามไว้ล่วงหน้าได้ ค้นหาการเชื่อมโยงไปยังข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างความสัมพันธ์ได้ในส่วน ดูเพิ่มเติม

    1.บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก ตัวช่วยสร้างรายงาน

    2.ทำตามคำแนะนำในหน้าตัวช่วยสร้างรายงาน และในหน้าสุดท้าย ให้คลิก เสร็จสิ้น

10.2 ตัวช่วยสร้างรายงาน

วิธีการสร้างรายงาน

   1. คลิกวัตถุ รายงาน(Reports)

   2. คลิกเครื่องมือ สร้าง(New)

   3. จะปรากฏหน้าต่างการสร้างรายงาน เลือก ตัวช่วยสร้างรายงาน(Report Wizard)

   4. เลือกตารางหรือแบบสอบถามที่ต้องการสร้างรายงาน แล้วคลิกปุ่ม  ตกลง(OK)

   5. เลือก เขตข้อมูลที่ต้องการ แล้ว คลิกปุ่ม  ถัดไป(Next)

   6. กำหนดระดับความสำคัญของเขตข้อมูลที่รายงาน แล้วคลิกปุ่ม  ถัดไป(Next)

   7. กำหนดการเรียงระเบียนข้อมูลในรายงาน  แล้วคลิกปุ่ม ถัดไป(Next)

   8. กำหนดเค้าโครงของรายงาน แล้วคลิกปุ่ม  ถัดไป(Next)

   9. กำหนดลักษณะของรายงาน  แล้วคลิกปุ่ม  ถัดไป(Next)

   10. กำหนดชื่อเรื่องของรายงาน  แล้วคลิกปุ่ม  เสร็จสิ้น(Finish)

   11. จะแสดงตัวอย่างรายงานที่เรากำหนดไว้

    12. คลิก    ที่แถบเครื่องมือ ในกรณีที่ต้องการแก้ไขรายงาน  และบันทึกทุกครั้งเมื่อมีการแก้ไขการออกแบบ

             การออกแบบรายงานนั้นก็จะมีกล่องเครื่องมือการออกแบบรายงาน ซึ่ง เครื่องมือใน

รายงานนั้นเหมือนกับเครื่องมือการออกแบบฟอร์ม

 10.3 การสร้างปุ่มคำสั่งในฟอร์ม

            การสร้าง Form เปล่า เราสามารถสร้างและออกแบบหน้าจอได้ด้วยตัวเราเอง และสามารถกำหนดหน้า Form ได้ทำอะไรก็ได้ตามต้องการ

    1. ไปที่ Tab Create ----> Blank Form(ฟอร์ม เปล่า)

    2. เมื่อเลือกเสร็จแล้วจะเป็นหน้าจอเปล่าๆ ที่เป็น Form ซึ่งเราสามารถสร้างเครื่องมือหรือ ปุ่มต่างๆตามที่โปรแกรมให้บน Tool box แถบด้านบน 

  

  3. ลองให้ Form เรียก Form กรอกข้อมูลขึ้นมา โดยเริ่มที่การเลือกปุ่มเพื่อให้ปุ่มเรียกหน้า Form อื่นขึ้นมา

    4.หน้าต่างตัวช่วยสร้าง ปุ่ม Command Button Wizard ให้นักเรียนเลือก Form Operation --> Open Form เพื่อให้ปุ่มนั้นเปิด Form ที่ต้องการ

5. เลือก Form ที่ต้องการ เพื่อให้ปุ่มเราเรียกหน้าจอนั้นขึ้นมา

10.4 การดูแลฐานข้อมูล

    ·  ใช้ฐานข้อมูล ACCESS ในตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้

        เมื่อคุณวางฐานข้อมูล Access ในตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้ โค้ด VBA แมโคร และนิพจน์ที่ปลอดภัยทั้งหมดจะทำงานเมื่อคุณเปิดฐานข้อมูลนั้น คุณไม่ต้องตัดสินใจเกี่ยวกับความเชื่อถือในขณะที่ฐานข้อมูลเปิด

     กระบวนการใช้ฐานข้อมูล Access ในตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้มีขั้นตอนหลักๆ ดังนี้

    1.   ใช้ศูนย์ความเชื่อถือเพื่อค้นหาหรือสร้างตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้

    2.  บันทึก ย้าย หรือคัดลอกฐานข้อมูล Access ไปยังตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้

    3.   เปิดและใช้ฐานข้อมูล

    ชุดขั้นตอนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการค้นหาหรือสร้างตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้ แล้วเพิ่มฐานข้อมูลลงในตำแหน่งที่ตั้งนั้น เปิดศูนย์ความเชื่อถือ

    1. บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ตัวเลือกกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Access จะปรากฏขึ้น

    2.  คลิก ศูนย์ความเชื่อถือ ภายใต้ ศูนย์ความเชื่อถือ Microsoft Office Access ให้คลิก การตั้งค่าศูนย์ความเชื่อถือ

    3.คลิก ตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้ แล้วเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

·  โปรดสังเกตเส้นทางของตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้อย่างน้อยหนึ่งตำแหน่ง

·   สร้างตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้ใหม่ เมื่อต้องการทำเช่นนั้น ให้คลิก เพิ่มตำแหน่งที่ตั้งใหม่ จากนั้นกรอกตัวเลือกในกล่องโต้ตอบตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้ของ Microsoft Office ให้สมบูรณ์

 · วางฐานข้อมูลลงในตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้

 ·  ใช้เทคนิคที่โปรดปรานของคุณสำหรับการย้ายหรือการคัดลอกไฟล์ฐานข้อมูลไปยังตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ Windows Explorer เพื่อคัดลอกหรือย้ายไฟล์ หรือคุณสามารถเปิดไฟล์ใน Access และบันทึกไฟล์ลงในตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้

 · เปิดฐานข้อมูลในตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้

 ·  ใช้เทคนิคที่โปรดปรานของคุณสำหรับการเปิดไฟล์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถดับเบิลคลิกที่ไฟล์ฐานข้อมูลใน Windows Explorer หรือถ้า Access ทำงานอยู่ คุณสามารถคลิก เปิด บนแท็บ ไฟล์ เพื่อค้นหาตำแหน่งและเปิดไฟล์ได้