บทที่5การจัดเอกสารและนำมาใช้งาน
เมื่อสร้างเอกสารขึ้นมาตามความต้องการเรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้ต้องการจัดเรียงข้อมูลในเอกสารบางส่วนให้เรียงลำดับความต้องการ เช่น การจัดเรียงลำดับข้อมูลจากมากไปหาน้อย หรือจากน้อยไปหามาก ไม่ว่าข้อความที่จะจัดเรียงนั้นจะอยู่ในรูปของตัวเลข ตัวอักษร กลุ่มข้อความ ข้อความที่เป็นคอลัมน์ หรือข้อความที่อยู่ในรูปแบบของตาราง ก็สามารถทำการจัดเรียงได้ทั้งสิ้น
5.2 การแทรกเลขหน้า หัว/ท้ายกระดาษ
การตั้งค่าหน้ากระดาษ
การสร้างจดหมายเวียนและซองจดหมาย
การพิมพ์จดหมายเวียน (Mail Merge) เป็นการพิมพ์จดหมายที่มีข้อความเหมือนกันและส่งถึงผู้รับหลายๆคน ทำให้การทำงานสะดวกขึ้นและรวดเร็วยิ่งขึ้น เช่น จดหมายการเชิญประชุม จดหมายแจ้งผลการเรียน จดหมายขออนุญาตผู้ปกครอง นักเรียน นักศึกษา จดหมายแจ้งการเปลี่ยนแปลงเวลาสอน จดหมายแจ้งประชุมคณะกรรมการ และแจ้งประชาสัมพันธ์ข่าวสาร เป็นต้น
การพิมพ์จดหมายเวียนจะต้องทำเอกสาร 2 แฟ้ม
- แฟ้มที่ 1 แฟ้มเอกสารหลัก ซึ่งใช้เก็บตัวจดหมาย
- แฟ้มที่ 2 แฟ้มที่เก็บข้อมูลหรือรายละเอียดของผู้รับจดหมาย
5.4 การพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์
เมื่อต้องการพิมพ์งานที่สร้างออกมาทางเครื่องพิมพ์ สามารถทำได้ดังนี้
วิธีที่ 1 เลือกจากเมนูคำสั่ง บนแถบเครื่องมือ
คลิกที่เมนูคำสั่ง แฟ้มคลิกที่คำสั่ง ตั้งค่าหน้ากระดาษ เพื่อตั่งค่าต่าง ๆ ที่ต้องการสำหรับพิมพ์ข้อมูล ซึ่งจะปรากฏจอภาพดังนี้
หน้า ใช้จัดลักษณะหน้ากระดาษ
แนวกระดาษ หมายถึง แนวหรือทิศทางการพิมพ์ของกระดาษ
- แนวตั้ง การพิมพ์ตามแนวตั้งของกระดาษ
- แนวนอน การพิมพ์ตามแนวนอนของกระดาษ
- แนวนอน การพิมพ์ตามแนวนอนของกระดาษ
อัตราส่วน กำหนดการย่อขยายข้อมูลในการพิมพ์ ขนาดกระดาษ กำหนดขนาดกระดาษที่ใช้งาน คุณภาพการพิมพ์ กำหนดความเข้มของผลงานที่พิมพ์ เลขหน้าแรก กำหนดที่หน้าเริ่มต้นให้กับหน้าแรกของเอกสาร คือ เอกสารจริงเป็นหน้าใดก็จะเป็น เลขหน้านั้น ขอบกระดาษที่ใช้กำหนดระยะต่าง ๆ บนหน้ากระดาษ
ระยะขอบกระดาษทั้ง 4 ด้านของกระดาษ ได้แก่ บน, ล่าง, ซ้าย, ขวา
จากขอบใช้กำหนดระยะห่างของหัวกระดาษและท้ายกระดาษ
- หัวกระดาษ ระยะห่างท้ายกระดาษกับขอบกระดาษด้านล่าง
- ท้ายกระดาษ ระยะห่างท้ายกระดาษกับขอบกระดาษด้านล่าง
- ท้ายกระดาษ ระยะห่างท้ายกระดาษกับขอบกระดาษด้านล่าง
จัดกลางหน้า เพื่อกำหนดให้ข้อมูลอยู่กลางหน้ากระดาษพอดี
- ตามแนวนอน วางข้อความทั้งหมดไว้กลางบรรทัดในแนวนอน
- ตามแนวตั้ง วางข้อความทั้งหมดไว้กลางหน้ากระดาษในแนวตั้ง
สามารถเลือกได้ทั้งตามแนวนอนและตามแนวตั้ง หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ
- ตามแนวตั้ง วางข้อความทั้งหมดไว้กลางหน้ากระดาษในแนวตั้ง
สามารถเลือกได้ทั้งตามแนวนอนและตามแนวตั้ง หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ
หัวกระดาษ หมายถึง ข้อความที่ต้องการให้ปรากฏออกมาที่ด้านบนของทุก ๆ หน้า
ท้ายกระดาษ หมายถึง ข้อความที่ต้องการให้ปรากฏออกมาที่ด้านล่างของทุก ๆ หน้า
การเข้าสู่เมนูการพิมพ์
คลิกที่เมนูคำสั่ง แฟ้ม
2. คลิกที่คำสั่ง พิมพ์ จะปรากฏจอภาพ ดังรูป
เครื่องพิมพ์ จะบอกว่าเครื่องพิมพ์ที่ใช้อยู่นี้เป็นรุ่นอะไร พิมพ์- แถบสี พิมพ์เฉพาะพื้นที่ที่แรเงาใน Worksheet
- ชีทที่เลือก พิมพ์ Worksheet ที่กำลังใช้งานอยู่และพิมพ์เอกสารทั้งหมด
- ทั้งสมุดงาน กำหนดให้พิมพ์ Worksheet ทุก Worksheet ที่มีอยู่ออกมาทั้งหมด
- ทั้งสมุดงาน กำหนดให้พิมพ์ Worksheet ทุก Worksheet ที่มีอยู่ออกมาทั้งหมด
ช่วงหน้าที่พิมพ์ ทั้งหมด พิมพ์ทุกหน้า หน้าพิมพ์โดยระบุหน้าที่ต้องการพิมพ์ จำนวนชุดกำหนดลักษณะการพิมพ์ของจำนวนชุดที่มากกว่า 1 ชุด
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น