บทที่7 การจัดรูปแบบข้อมูล การแก้ไข ลบ คัดลอก และเคลื่อนย้ายข้อมูล

การกำหนดรูปแบบข้อมูล หมายถึง รูปแบบข้อมูลในเซลล์ เช่น รูปแบบตัวอักษร วันที่ หรือ เวลา และรูปแบบของเซลล์ ประกอบด้วย แบบตัวเลข การจัดวาง แบบตัวอักษร เส้นขอบ แบบลวดลายและการป้องกัน การกำหนดรูปแบบของข้อมูล หลังจากเลือกกลุ่มเซลล์ที่ต้องการ สามารถกำหนดได้ 2 ทาง คือ 

    1. การกำหนดรูปแบบเซลล์โดยใช้เครื่องแถบเครื่องมือ

    2. การกำหนดรูปแบบเซลล์โดยใช้เมนูคำสั่ง

การเลือกกลุ่มเซลล์ หมายถึง การเลือกหรือการคลุมเซลล์เพื่อนำไปกำหนดรูปแบบเซลล์ให้มีลักษณะเหมือนกัน วิธีการเลือกกลุ่มสามารถกระทำได้ 3 วิธี คือ

    1. การใช้เมาส์โดยคลิกที่เซลล์แรกค้าง แล้วเลื่อนไปยังกลุ่มเซลล์ที่ต้องการ

    2. การใช้แป้นพิมพ์ โดยเลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่เซลล์แรก กดปุ่ม Shelf ค้างไว้ แล้วใช้ลูกศรเลื่อนไปยังกลุ่มเซลล์ที่ต้องการ

    3. การใช้เมาส์และแป้นพิมพ์ โดยใช้เมาส์คลิกเลือกที่เซลล์แรก กดปุ่ม Shelf ที่แป้นพิมพ์ ค้างไว้แล้วใช้เมาส์คลิกที่เซลล์สุดท้ายของกลุ่มเซลล์ที่ต้องการ

การแก้ไขข้อมูลบนเซลล์

     คุณสามารถแก้ไขเนื้อหาของเซลล์ได้โดยตรงในเซลล์ นอกจากนี้คุณยังสามารถแก้ไขเนื้อหาของเซลล์โดยการพิมพ์ใน แถบสูตร

เมื่อคุณแก้ไขเนื้อหาของเซลล์ Excel จะทำงานในโหมดแก้ไข บางฟีเจอร์ของ Excel จะทำงานแตกต่างกันหรือไม่พร้อมใช้งานในโหมดแก้ไข

     เมื่อ Excel อยู่ในโหมดแก้ไข คำว่า แก้ไข จะปรากฎที่มุมซ้ายล่างของหน้าต่างโปรแกรม Excel ตามที่แสดงในภาพประกอบต่อไปนี้

Excel ทำงานแตกต่างไปอย่างไรในโหมดแก้ไข

เปิดใช้งานหรือปิดใช้งานโหมดแก้ไข

ถ้าคุณพยายามใช้โหมดแก้ไขและไม่มีสิ่งใดเกิดขึ้น แสดงว่าโหมดแก้ไขอาจถูกปิดใช้งาน คุณสามารถเปิดหรือปิดการใช้งานโหมดแก้ไขได้โดยการเปลี่ยนตัวเลือก Excel

1. คลิก ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง
   หรือ
   เฉพาะใน Excel 2007 : คลิกปุ่ม Microsoft Office  คลิกตัวเลือกของ Excel แล้วคลิกประเภทขั้นสูง
2. ภายใต้ ตัวเลือกการแก้ไข ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
   • เมื่อต้องการเปิดใช้งานโหมดแก้ไข ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย อนุญาตการแก้ไขโดยตรงในเซลล์
   • เมื่อต้องการปิดใช้งานโหมดแก้ไข ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย อนุญาตการแก้ไขโดยตรงในเซลล์
   • เข้าสู่โหมดแก้ไข

เมื่อต้องการเริ่มทำงานในโหมดแก้ไข ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• คลิกสองครั้งที่เซลล์ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการแก้ไข
  ซึ่งจะเริ่มโหมดแก้ไขและวางเคอร์เซอร์ในเซลล์ในตำแหน่งที่คุณดับเบิลคลิก เนื้อหาของเซลล์จะยังคงแสดงในแถบสูตร
• คลิกเซลล์ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการแก้ไข แล้วคลิกที่ตำแหน่งใดๆ ก็ได้บนแถบสูตร
  ซึ่งจะเริ่มโหมดแก้ไขและวางเคอร์เซอร์ในแถบสูตรที่ตำแหน่งที่คุณคลิก
• คลิกเซลล์ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการแก้ไข แล้วกด F2
  ซึ่งจะเริ่มโหมดแก้ไข และวางเคอร์เซอร์อยู่ที่จุดสิ้นสุดของเนื้อหาของเซลล์

แทรก ลบ หรือแทนที่เนื้อหาของเซลล์

• เมื่อต้องการแทรกอักขระ ให้คลิกในเซลล์ที่คุณต้องการแทรกอักขระ แล้วพิมพ์อักขระตัวใหม่
• เมื่อต้องการลบอักขระ ให้คลิกในเซลล์ที่คุณต้องการลบ แล้วกด BACKSPACE หรือเลือกอักขระแล้วกด DELETE
• เมื่อต้องการแทนที่อักขระที่เฉพาะเจาะจง ให้เลือกอักขระตัวนั้นแล้วพิมพ์อักขระตัวใหม่
• เมื่อต้องการเปิดโหมดพิมพ์ทับ เพื่อให้มีการแทนที่อักขระที่มีอยู่ด้วยอักขระตัวใหม่ขณะที่คุณพิมพ์ ให้กด INSERT
  หมายเหตุ: คุณสามารถเปิดหรือปิดโหมดพิมพ์ทับได้ก็ต่อเมื่ออยู่ในโหมดแก้ไขเท่านั้น เมื่อเปิดโหมดพิมพ์ทับ อักขระทางขวาของจุดแทรกจะถูกเน้นในแถบสูตร และจะถูกแทนที่ในขณะที่คุณพิมพ์
• เมื่อต้องการเริ่มบรรทัดใหม่ของข้อความที่จุดที่ระบุในเซลล์ ให้คลิกในตำแหน่งที่คุณต้องการขึ้นบรรทัดใหม่ แล้วกด ALT+ENTER

ยกเลิกหรือเลิกทำการแก้ไข

ก่อนที่คุณจะกด ENTER หรือ TAB และก่อนหรือหลังจากที่คุณกด F2 คุณสามารถกด ESC เพื่อยกเลิกการแก้ไขใดก็ตามที่คุณทำกับเนื้อหาของเซลล์

หลังจากที่คุณกด ENTER หรือ TAB คุณสามารถเลิกทำการแก้ไขของคุณโดยการกด CTRL+Z หรือโดยการคลิก เลิกทำ บน แถบเครื่องมือด่วน

ปรับวิธีการแสดงเนื้อหาของเซลล์

หลังจากที่คุณแก้ไขเนื้อหาของเซลล์ คุณอาจต้องการปรับวิธีการแสดง

• บางครั้งเซลล์อาจแสดง ##### ซึ่งจะเกิดขึ้นเมื่อเซลล์มีตัวเลขหรือวันที่อยู่ แต่ความกว้างของคอลัมน์ไม่สามารถแสดงอักขระทั้งหมดตามรูปแบบที่กำหนดไว้ได้ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าเซลล์ที่มีรูปแบบวันที่ "mm/dd/yyyy" มีการใส่วันที่เป็น 12/31/2007 อย่างไรก็ตาม คอลัมน์นี้มีความกว้างพอแค่การแสดงอักขระได้เพียงหกตัวเท่านั้น เซลล์นั้นจะแสดง ##### เมื่อต้องการดูเนื้อหาทั้งหมดของเซลล์ด้วยรูปแบบปัจจุบัน คุณต้องเพิ่มขนาดความกว้างของคอลัมน์
  เปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์
  1. คลิกเซลล์ที่คุณต้องการเปลี่ยนความกว้างคอลัมน์
  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เซลล์ ให้คลิก รูปแบบ
     
  3. ภายใต้ ขนาดเซลล์ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
     • เมื่อต้องการปรับข้อความทั้งหมดให้พอดีในเซลล์ ให้คลิก ปรับความกว้างของคอลัมน์พอดีอัตโนมัติ
     • เมื่อต้องการระบุความกว้างคอลัมน์ให้มีขนาดใหญ่ขึ้น ให้คลิก ความกว้างคอลัมน์ แล้วพิมพ์ความกว้างที่คุณต้องการในกล่อง ความกว้างคอลัมน์
• ถ้ามีข้อความหลายบรรทัดในเซลล์ ข้อความบางส่วนอาจไม่แสดงตามวิธีที่คุณต้องการ คุณสามารถแสดงข้อความหลายบรรทัดภายในเซลล์ด้วยการตัดข้อความ
  หมายเหตุ: เมื่อ Excel อยู่ในโหมดแก้ไข คุณจะไม่สามารถเปลี่ยนลักษณะการตัดข้อความได้
  การตัดข้อความในเซลล์
  1. คลิกเซลล์ที่คุณต้องการตัดข้อความ
  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม การจัดแนว ให้คลิก ตัดข้อความ
     
     หมายเหตุ: ถ้าข้อความเป็นคำเดี่ยวๆ ที่มีความยาวมาก จะไม่มีการตัดอักขระ คุณสามารถขยายความกว้างคอลัมน์หรือลดขนาดแบบอักษรเพื่อให้สามารถมองเห็นข้อความทั้งหมด ถ้ามองไม่เห็นข้อความทั้งหมดในเซลล์หลังจากที่คุณตัดข้อความ คุณอาจต้องปรับความสูงของแถว
     ที่แท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เซลล์ คลิก สูตร จากนั้น ภายใต้ ขนาดเซลล์ ให้คลิก จัดแถวให้พอดีโดยอัตโนมัติ
  3. ออกจากโหมดแก้ไข

เมื่อต้องการหยุดทำงานในโหมดแก้ไข ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• กด ENTER
  Excel จะออกจากโหมดแก้ไขและเลือกเซลล์ที่อยู่ด้านล่างโดยตรงของเซลล์ปัจจุบัน
  คุณยังสามารถระบุว่าการกด ENTER จะเลือกเซลล์ที่อยู่ติดกันอื่นๆ
  1. คลิก ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง
     หรือ
     เฉพาะใน Excel 2007 : คลิกปุ่ม Microsoft Office  คลิกตัวเลือกของ Excel แล้วคลิกประเภทขั้นสูง
  2. ภายใต้ ตัวเลือกการแก้ไข ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
     • เมื่อต้องการทำให้ส่วนที่เลือกยังคงอยู่ในเซลล์ที่คุณกำลังแก้ไข ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย หลังจากกด Enter ย้ายส่วนที่เลือก
     • เมื่อต้องการควบคุมทิศทางของการเลือก ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย หลังจากกด Enter ย้ายส่วนที่เลือกคลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก ทิศทาง แล้วเลือกทิศทางจากรายการ
• กด TAB
  ซึ่งจะหยุดโหมดแก้ไขและเลือกเซลล์ที่อยู่ทางด้านขวาของเซลล์ปัจจุบัน การกด SHIFT+TAB จะเลือกเซลล์ทางด้านซ้าย
• คลิกที่เซลล์อื่น
  Excel จะออกจากโหมดแก้ไขและเลือกเซลล์ที่คุณคลิก
• กด F2
  Excel จะออกจากโหมดแก้ไขและวางเคอร์เซอร์ไว้ที่เดิม

 การคัดลอกเซลล์ ลบ และเคลื่อนย้ายข้อมูล

      สามารถใช้คำสั่ง ตัด คัดลอก และ วาง ใน Microsoft Excel เพื่อย้ายหรือคัดลอกเซลล์หรือเนื้อหาของเซลล์ได้ คุณยังสามารถคัดลอกเนื้อหาหรือแอตทริบิวต์ที่เจาะจงจากเซลล์ได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น คุณอาจคัดลอกเฉพาะค่าผลลัพธ์ของสูตรโดยไม่คัดลอกตัวสูตรเอง หรือคุณจะคัดลอกเฉพาะสูตรก็ได้

เมื่อคุณย้ายหรือคัดลอกเซลล์ Excel จะย้ายหรือคัดลอกเซลล์ทั้งเซลล์ รวมทั้งสูตรและค่าผลลัพธ์ รูปแบบเซลล์ และข้อคิดเห็น ดูวิธีการที่นี่

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจะย้ายหรือคัดลอก
2. วิธีการเลือกเซลล์หรือช่วง
3. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม คลิปบอร์ด ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
   
   • เมื่อต้องการย้ายเซลล์ ให้คลิก ตัด 
     คีย์ลัด      คุณยังสามารถกด Ctrl+X ได้อีกด้วย
   • เมื่อต้องการคัดลอก ให้คลิก คัดลอก 
     คีย์ลัด    คุณยังสามารถกด Ctrl+C ได้อีกด้วย
4. เลือกเซลล์มุมบนซ้ายของพื้นที่ที่จะวาง
   เคล็ดลับ: เมื่อต้องการย้ายหรือคัดลอกส่วนที่เลือกไปยังเวิร์กชีตหรือเวิร์กบุ๊กอื่น ให้คลิกแท็บเวิร์กชีตอื่นหรือสลับไปยังเวิร์กบุ๊กอื่น แล้วเลือกเซลล์ซ้ายบนของพื้นที่ที่จะวาง
5. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม คลิปบอร์ด ให้คลิก วาง 
   คีย์ลัด    คุณยังสามารถกด Ctrl+V ได้อีกด้วย

หมายเหตุ: 

• Excel จะแสดงเส้นขอบการย้ายที่เคลื่อนไหวรอบๆ เซลล์ที่ถูกตัดหรือถูกคัดลอก เมื่อต้องการยกเลิกเส้นขอบการย้าย ให้กด Esc
• Excel จะแทนที่ข้อมูลที่มีอยู่ในพื้นที่การวางเมื่อคุณตัดและวางเซลล์เพื่อจะย้ายเซลล์
• เมื่อต้องการเลือกตัวเลือกที่เจาะจงเมื่อคุณวางเซลล์ คุณสามารถคลิกลูกศรที่อยู่ด้านล่าง วาง  แล้วคลิกตัวเลือกที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถคลิก วางแบบพิเศษ หรือ รูปภาพ
• ตามค่าเริ่มต้น Excel จะแสดงปุ่ม วางแบบพิเศษ บนแผ่นงานเพื่อให้คุณมีตัวเลือกพิเศษเมื่อคุณวางเซลล์ เช่น รักษาการจัดรูปแบบตามต้นฉบับ ถ้าคุณไม่ต้องการให้ Excel แสดงปุ่มนี้ในทุกครั้งที่คุณวางเซลล์ คุณก็สามารถปิดตัวเลือกนี้ได้ คลิกแท็บ ไฟล์ แล้วคลิก ตัวเลือก ในประเภท ขั้นสูง ภายใต้ ตัด คัดลอก และวาง ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย แสดงปุ่ม ตัวเลือกการวาง เมื่อวางเนื้อหาลงในข้อความ

ย้ายหรือคัดลอกเซลล์โดยใช้เมาส์

ตามค่าเริ่มต้น การแก้ไขแบบลากแล้วปล่อยจะถูกเปิดอยู่ เพื่อให้คุณสามารถใช้เมาส์เพื่อย้ายและคัดลอกเซลล์ได้

1. เลือกเซลล์หรือ ช่วง ของเซลล์ที่คุณต้องการย้ายหรือคัดลอก
2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
   • เมื่อต้องการย้ายเซลล์หรือช่วงของเซลล์ ให้ชี้ไปที่เส้นขอบของส่วนที่เลือก เมื่อตัวชี้กลายเป็นตัวชี้การย้าย  ให้ลากเซลล์หรือช่วงของเซลล์ไปยังตำแหน่งที่ตั้งอื่น
   • เมื่อต้องการคัดลอกเซลล์หรือช่วงของเซลล์ให้กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ขณะที่คุณชี้ไปที่เส้นขอบของส่วนที่เลือก เมื่อตัวชี้กลายเป็นตัวชี้การคัดลอก  ให้ลากเซลล์หรือช่วงของเซลล์ไปยังตำแหน่งที่ตั้งอื่น

หมายเหตุ: Excel จะแทนที่ข้อมูลที่อยู่ในพื้นที่วางเมื่อคุณย้ายเซลล์

เมื่อคุณคัดลอกเซลล์ การอ้างอิงเซลล์จะถูกปรับโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณย้ายเซลล์ การอ้างอิงเซลล์จะไม่ถูกปรับ และเนื้อหาของเซลล์เหล่านั้นและของเซลล์ใดๆ ที่ชี้ไปยังเนื้อหานั้นอาจแสดงเป็นข้อผิดพลาดของการอ้างอิงได้ ในกรณีนี้ คุณจะต้องปรับการอ้างอิงด้วยตนเอง

ถ้าพื้นที่คัดลอกที่เลือกมีเซลล์ แถว หรือคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่ Excel จะคัดลอกสิ่งเหล่านั้นด้วย คุณอาจต้องยกเลิกการซ่อนข้อมูลที่คุณไม่ต้องการเมื่อคุณคัดลอกข้อมูลไว้ชั่วคราว

ด้านบนของหน้า

แทรกเซลล์ที่ย้ายหรือคัดลอกระหว่างเซลล์ที่มีอยู่

1. เลือกเซลล์หรือ ช่วง ของเซลล์ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการย้ายหรือคัดลอก
   วิธีการเลือกเซลล์หรือช่วง
2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม คลิปบอร์ด ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
   
   • เมื่อต้องการย้ายส่วนที่เลือก ให้คลิก ตัด 
     คีย์ลัด    คุณยังสามารถกด Ctrl+X ได้อีกด้วย
   • เมื่อต้องการคัดลอกส่วนที่เลือก ให้คลิก คัดลอก 
     คีย์ลัด    คุณยังสามารถกด Ctrl+C ได้อีกด้วย
3. คลิกขวาเซลล์มุมบนซ้ายของพื้นที่ที่จะวาง แล้วคลิก แทรกเซลล์ที่ตัด หรือ แทรกเซลล์ที่คัดลอก
   เคล็ดลับ    เมื่อต้องการย้ายหรือคัดลอกส่วนที่เลือกไปยังแผ่นงานหรือเวิร์กบุ๊กอื่น ให้คลิกแท็บแผ่นงานอื่นหรือสลับไปยังเวิร์กบุ๊กอื่น แล้วเลือกเซลล์ซ้ายบนของพื้นที่ที่จะวาง
4. ในกล่องโต้ตอบ วางแทรก ให้คลิกทิศทางที่ต้องการเลื่อนเซลล์ข้างเคียงไป

บันทึกย่อ    ถ้าคุณแทรกแถวทั้งแถวหรือคอลัมน์ทั้งคอลัมน์ แถวและคอลัมน์ข้างเคียงจะถูกเลื่อนลงและไปทางด้านซ้ายตามลำดับ

การคัดลอกเฉพาะเซลล์ที่มองเห็น

ในกรณีที่เซลล์ แถว หรือคอลัมน์ใดบนแผ่นงานไม่ถูกแสดง คุณมีตัวเลือกที่จะคัดลอกเซลล์ทั้งหมดหรือเฉพาะเซลล์ที่ปรากฏเท่านั้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกที่จะคัดลอกเฉพาะข้อมูลสรุปที่แสดงอยู่บนเวิร์กชีตที่วางเค้าร่างไว้เท่านั้นได้

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการคัดลอก
   วิธีการเลือกเซลล์หรือช่วง
2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม การแก้ไข ให้คลิก ค้นหาและเลือก แล้วคลิก ไปที่แบบพิเศษ
   
3. ภายใต้ เลือก ให้คลิก เฉพาะเซลล์ที่มองเห็น แล้วคลิก ตกลง
4. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม คลิปบอร์ด ให้คลิก คัดลอก 
   
   คีย์ลัด    คุณยังสามารถกด Ctrl+C ได้อีกด้วย
5. เลือกเซลล์มุมบนซ้ายของพื้นที่ที่จะวาง
   เคล็ดลับ: เมื่อต้องการย้ายหรือคัดลอกส่วนที่เลือกไปยังเวิร์กชีตหรือเวิร์กบุ๊กอื่น ให้คลิกแท็บเวิร์กชีตอื่นหรือสลับไปยังเวิร์กบุ๊กอื่น แล้วเลือกเซลล์ซ้ายบนของพื้นที่ที่จะวาง
6. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม คลิปบอร์ด ให้คลิก วาง 
   คีย์ลัด    คุณยังสามารถกด Ctrl+V ได้อีกด้วย

• ถ้าคุณคลิกลูกศรด้านล่าง วาง  คุณสามารถเลือกจากตัวเลือกการวางหลายตัวเลือกเพื่อนำไปใช้กับส่วนที่เลือกของคุณได้

Excel จะวางข้อมูลที่คัดลอกลงในแถวหรือคอลัมน์ที่อยู่ติดกัน ถ้าพื้นที่ที่จะวางมีแถวหรือคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่ คุณอาจต้องยกเลิกการซ่อนพื้นที่ที่จะวางเพื่อให้เห็นเซลล์ที่คัดลอกทั้งหมด

เมื่อคุณคัดลอกหรือวางข้อมูลที่ซ่อนหรือข้อมูลที่กรองแล้วไปยังแอปพลิเคชันอื่นหรืออินสแตนซ์อื่นของ Excel เฉพาะเซลล์ที่ปรากฏเท่านั้นที่จะถูกคัดลอก

ด้านบนของหน้า

ป้องกันไม่ให้เซลล์ว่างที่คัดลอกมาแทนที่ข้อมูล

1. เลือกช่วงของเซลล์ที่มีเซลล์ว่าง
   วิธีการเลือกเซลล์หรือช่วง
2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม คลิปบอร์ด ให้คลิก คัดลอก 
   
   คีย์ลัด    คุณยังสามารถกด Ctrl+C ได้อีกด้วย
3. เลือกเซลล์มุมบนซ้ายของพื้นที่ที่จะวาง
4. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม คลิปบอร์ด ให้คลิกลูกศรด้านล่าง วาง  แล้วคลิก วางแบบพิเศษ
5. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ข้ามเซลล์ที่ว่าง

ด้านบนของหน้า

ย้ายหรือคัดลอกเฉพาะเนื้อหาของเซลล์

1. ดับเบิลคลิกที่เซลล์ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการจะย้ายหรือคัดลอก
   บันทึกย่อ    ตามค่าเริ่มต้น คุณจะสามารถแก้ไขและเลือกข้อมูลเซลล์ในเซลล์ได้โดยตรงด้วยการดับเบิลคลิกที่เซลล์นั้น แต่คุณยังสามารถแก้ไขและเลือกข้อมูลในเซลล์ที่ แถบสูตร ได้เช่นกัน
2. ในเซลล์ ให้เลือกอักขระที่คุณต้องการจะย้ายหรือคัดลอก
   วิธีการเลือกอักขระในเซลล์

   เมื่อต้องการเลือกเนื้อหาของเซลล์	ให้ทำสิ่งนี้
   ในเซลล์	ดับเบิลคลิกที่เซลล์ แล้วลากคลุมเนื้อหาที่คุณต้องการเลือกของเซลล์
   ในแถบสูตร	คลิกเซลล์แล้วลากคลุมเนื้อหาของเซลล์ที่คุณต้องการเลือกในแถบสูตร
   โดยใช้คีย์บอร์ด	กดปุ่ม F2 เพื่อแก้ไขเซลล์ ใช้ปุ่มลูกศรเพื่อจัดตำแหน่งเคอเซอร์ จากนั้นกด Shift+แป้นลูกศร เพื่อเลือกเนื้อหา

3. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม คลิปบอร์ด ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
   
   • เมื่อต้องการย้ายส่วนที่เลือก ให้คลิก ตัด 
     คีย์ลัด    คุณยังสามารถกด Ctrl+X ได้อีกด้วย
   • เมื่อต้องการคัดลอกส่วนที่เลือก ให้คลิก คัดลอก 
     คีย์ลัด    คุณยังสามารถกด Ctrl+C ได้อีกด้วย
4. ในเซลล์ ให้คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการจะวางอักขระ หรือดับเบิลคลิกที่เซลล์อื่นเพื่อย้ายหรือคัดลอกข้อมูล
5. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม คลิปบอร์ด ให้คลิก วาง 
   คีย์ลัด    คุณยังสามารถกด Ctrl+V ได้อีกด้วย
6. กด ENTER
   หมายเหตุ: เมื่อคุณดับเบิลคลิกที่เซลล์หรือกด F2 เพื่อแก้ไขเซลล์ที่ใช้งานอยู่ แป้นลูกศรจะทำงานภายในเซลล์นั้นเท่านั้น เมื่อต้องการใช้แป้นลูกศรให้ย้ายไปยังเซลล์อื่น ให้กด Enter เพื่อให้การแก้ไขเปลี่ยนแปลงของคุณกับเซลล์ที่ใช้งานอยู่นั้นเสร็จสมบูรณ์เสียก่อน

ด้านบนของหน้า

คัดลอกค่าเซลล์ รูปแบบเซลล์ หรือสูตรเท่านั้น

เมื่อคุณวางข้อมูลที่คัดลอก คุณสามารถเลือกทำดังต่อไปนี้

• วางเฉพาะการจัดรูปแบบเซลล์เท่านั้น เช่น สีฟอนต์หรือสีเติม (และไม่รวมถึงเนื้อหาของเซลล์)
• แปลงสูตรใดๆ ในเซลล์ให้เป็นค่าจากการคำนวณโดยที่ไม่เขียนทับการจัดรูปแบบที่มีอยู่แล้ว
• วางเฉพาะสูตรเท่านั้น (และไม่ใช่ค่าจากการคำนวณ)
• เลือกเซลล์หรือช่วงของเซลล์ที่มีค่า รูปแบบเซลล์ หรือสูตรที่คุณต้องการคัดลอก
  วิธีการเลือกเซลล์หรือช่วง
• บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม คลิปบอร์ด ให้คลิก คัดลอก 
  
  คีย์ลัด    คุณยังสามารถกด Ctrl+C ได้อีกด้วย
• เลือกเซลล์มุมบนซ้ายของพื้นที่ที่จะวางหรือเซลล์ที่คุณต้องการวางค่า รูปแบบเซลล์ หรือสูตร
• บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม คลิปบอร์ด ให้คลิกลูกศรที่อยู่ด้านล่าง วาง  แล้วให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
  • เมื่อต้องการวางค่าเท่านั้น ให้คลิก ค่า
  • เมื่อต้องการวางรูปแบบเซลล์เท่านั้น ให้คลิก การจัดรูปแบบ
  • เมื่อต้องการวางสูตรเท่านั้น ให้คลิก สูตร
    หมายเหตุ: ถ้าสูตรที่คัดลอกมีการอ้างอิงเซลล์แบบสัมพัทธ์ Excel จะปรับการอ้างอิง (และส่วนที่สัมพัทธ์ของการอ้างอิงเซลล์แบบผสม) ในสูตรที่ซ้ำกัน ตัวอย่างเช่น สมมติว่าเซลล์ B8 มีสูตร =SUM(B1:B7) ถ้าคุณคัดลอกสูตรนี้ไปที่เซลล์ C8 สูตรที่ซ้ำกันนี้จะอ้างอิงไปยังเซลล์ที่สอดคล้องกันในคอลัมน์นั้นคือ =SUM(C1:C7) ถ้าสูตรที่คัดลอกมีการอ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์ การอ้างอิงในสูตรที่ซ้ำกันจะไม่เปลี่ยนแปลง ถ้าคุณไม่ได้รับผลลัพธ์อย่างที่ต้องการ คุณยังสามารถเปลี่ยนการอ้างอิงในสูตรดั้งเดิมให้เป็นการอ้างอิงเซลล์แบบสัมพัทธ์หรือแบบสัมบูรณ์ก็ได้ แล้วจึงคัดลอกเซลล์อีกครั้ง

ด้านบนของหน้า

คัดลอกการตั้งค่าความกว้างของเซลล์

เมื่อคุณวางข้อมูลที่คัดลอก ข้อมูลที่วางจะใช้การตั้งค่าความกว้างของคอลัมน์ของเซลล์เป้าหมาย เมื่อต้องการแก้ไขความกว้างของคอลัมน์เพื่อให้ตรงกับเซลล์ต้นฉบับให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจะย้ายหรือคัดลอก
   วิธีการเลือกเซลล์หรือช่วง
2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม คลิปบอร์ด ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
   
   • เมื่อต้องการย้ายเซลล์ ให้คลิก ตัด 
     คีย์ลัด    คุณยังสามารถกด Ctrl+X ได้อีกด้วย
   • เมื่อต้องการคัดลอก ให้คลิก คัดลอก 
     คีย์ลัด    คุณยังสามารถกด Ctrl+C ได้อีกด้วย
3. เลือกเซลล์มุมบนซ้ายของพื้นที่ที่จะวาง
   เคล็ดลับ: เมื่อต้องการย้ายหรือคัดลอกส่วนที่เลือกไปยังเวิร์กชีตหรือเวิร์กบุ๊กอื่น ให้คลิกแท็บเวิร์กชีตอื่นหรือสลับไปยังเวิร์กบุ๊กอื่น แล้วเลือกเซลล์ซ้ายบนของพื้นที่ที่จะวาง
4. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม คลิปบอร์ด ให้คลิกลูกศรด้านล่าง วาง  แล้วคลิก เก็บความกว้างคอลัมน์ตามต้นฉบับ

ด้านบนของหน้า

วิธีการเลือกเซลล์หรือช่วง

เมื่อต้องการเลือก	ให้ทำดังนี้
เซลล์เดียว	คลิกเซลล์หรือกดแป้นลูกศรเพื่อย้ายไปยังเซลล์นั้น
ช่วงเซลล์	คลิกเซลล์แรกในช่วง แล้วลากไปยังเซลล์สุดท้าย หรือกด Shift ค้างไว้ขณะที่คุณกดแป้นลูกศรเพื่อขยายส่วนที่เลือก คุณยังสามารถเลือกเซลล์แรกในช่วงของเซลล์ แล้วจึงกด F8 เพื่อขยายส่วนที่เลือกโดยใช้แป้นลูกศรได้ เมื่อต้องการหยุดการขยายส่วนที่เลือก ให้กด F8 อีกครั้ง
ช่วงขนาดใหญ่ของเซลล์	ให้คลิกที่เซลล์แรกในช่วง แล้วกด Shift ค้างไว้ขณะที่คุณคลิกเซลล์สุดท้ายในช่วง คุณสามารถเลื่อนดูเพื่อทำให้มองเห็นเซลล์สุดท้ายได้
เซลล์ทั้งหมดในเวิร์กชีต	คลิกปุ่ม เลือกทั้งหมด เมื่อต้องการเลือกทั้งแผ่นงาน คุณยังสามารถกด Ctrl+A ได้ด้วย หมายเหตุ: ถ้าแผ่นงานมีข้อมูลอยู่ การกด CTRL+A จะเลือกขอบเขตปัจจุบัน กด CTRL+A อีกครั้งจะเป็นการเลือกทั้งแผ่นงาน
เซลล์หรือช่วงเซลล์ที่ไม่อยู่ติดกัน	เลือกเซลล์หรือช่วงของเซลล์แรก แล้วกด CTRL ค้างไว้ขณะที่คุณเลือกเซลล์หรือช่วงเซลล์อื่น นอกจากนั้น คุณยังสามารถเลือกเซลล์หรือช่วงของเซลล์แรก แล้วกด Shift+F8 เพื่อเพิ่มเซลล์หรือช่วงที่ไม่ติดกันให้กับส่วนที่เลือก เมื่อต้องการหยุดการเพิ่มเซลล์หรือช่วงในส่วนที่เลือก ให้กด Shift+F8 อีกครั้ง หมายเหตุ: คุณไม่สามารถยกเลิกการเลือกเซลล์หรือช่วงของเซลล์ในส่วนการเลือกที่ไม่ติดกัน โดยไม่ยกเลิกการเลือกทั้งหมดก่อนได้
ทั้งแถวหรือทั้งคอลัมน์	คลิกส่วนหัวของแถวหรือส่วนหัวของคอลัมน์ 1. ส่วนหัวของแถว 2. ส่วนหัวของคอลัมน์ คุณยังสามารถเลือกเซลล์ในแถวหรือคอลัมน์ได้ด้วยการเลือกเซลล์แรก แล้วกด Ctrl+Shift+แป้นลูกศร (ลูกศรขวาหรือลูกศรซ้ายสำหรับแถว และลูกศรขึ้นหรือลูกศรลงสำหรับคอลัมน์) หมายเหตุ: ถ้าแถวหรือคอลัมน์มีข้อมูลอยู่ การกดปุ่ม Ctrl+Shift+แป้นลูกศร จะเลือกแถวหรือคอลัมน์ไปที่เซลล์สุดท้ายที่ใช้งาน กด Ctrl+Shift+แป้นลูกศร อีกครั้งจะเป็นการเลือกทั้งแถวหรือคอลัมน์
แถวหรือคอลัมน์ที่อยู่ติดกัน	ลากผ่านส่วนหัวของแถวหรือคอลัมน์ หรือเลือกแถวหรือคอลัมน์แรก แล้วกด Shift ค้างไว้ขณะที่คุณเลือกแถวหรือคอลัมน์สุดท้าย
แถวหรือคอลัมน์ที่ไม่อยู่ติดกัน	คลิกส่วนหัวของคอลัมน์หรือแถวของแถวหรือคอลัมน์แรกในการเลือกของคุณ แล้วกด Ctrl ค้างไว้ในขณะที่คุณคลิกส่วนหัวของคอลัมน์หรือแถวของแถวหรือคอลัมน์อื่นๆ ที่คุณต้องการเพิ่มให้กับส่วนที่เลือก
เซลล์แรกหรือเซลล์สุดท้ายในแถวหรือคอลัมน์	เลือกเซลล์ในแถวหรือคอลัมน์ แล้วกด Ctrl+แป้นลูกศร (ลูกศรขวาหรือซ้ายสำหรับแถว และลูกศรขึ้นหรือลงสำหรับคอลัมน์)
เซลล์แรกหรือเซลล์สุดท้ายในเวิร์กชีตหรือในตาราง Microsoft Office Excel	กด Ctrl+Home เพื่อเลือกเซลล์แรกในเวิร์กชีตหรือในตาราง Excel กด Ctrl+End เพื่อเลือกเซลล์สุดท้ายในเวิร์กชีตหรือในตาราง Excel ที่มีข้อมูลหรือการจัดรูปแบบอยู่
เซลล์ที่เลือกไปจนถึงเซลล์สุดท้ายที่มีการใช้งานในเวิร์กชีต (มุมขวาล่าง)	เลือกเซลล์แรก แล้วกด Ctrl+Shift+End เพื่อขยายส่วนของเซลล์ที่เลือกไปยังเซลล์สุดท้ายที่ถูกใช้ในเวิร์กชีต (มุมล่างขวา)
เซลล์ต่างๆ ไปจนถึงจุดเริ่มต้นของเวิร์กชีต	เลือกเซลล์แรก แล้วกด Ctrl+Shift+Home เพื่อขยายส่วนของเซลล์ที่เลือกไปยังจุดเริ่มต้นของเวิร์กชีต
เลือกเซลล์มากขึ้นหรือน้อยลงกว่าส่วนที่เลือกอยู่	กด Shift ค้างไว้ในขณะที่คุณคลิกเซลล์สุดท้ายที่ต้องการรวมไว้ในส่วนที่เลือกใหม่ ช่วงสี่เหลี่ยมผืนผ้าระหว่าง เซลล์ที่ใช้งาน กับเซลล์ที่คุณคลิกจะกลายเป็นส่วนที่เลือกใหม่